Digitalisierung, Optimierung und Reduzierung unserer Papier-Archivbestände.
Bauherr: Rögelein Ingenieurgesellschaft mbH
Liegenschaft: Büro- und Kellerräume
Leistungsphasen: *Besondere Leistungen*
Anlagengruppen: über alle AGRs (und darüber hinaus)
Entsorgte Akten:
• 2023 – 501 Stück
• 2024 – 493 Stück
• 2025 – 71+ Stück
Aktenmeter: 85 m
Aktengewicht: 3,2 to
Zeitraum: 2023 bis heute
In den Jahren 2023 bis heute wurde die entscheidende Aufgabe der Aktendigitalisierung in den Kellerräumen unseres Archivs sowie den Büroräumen gewissenhaft und effizient durchgeführt.
Diese Tätigkeit war ein wesentlicher Bestandteil unserer fortlaufenden Initiative, die Betriebsabläufe zu optimieren und durch Digitalisierung den Übergang zu einem papierarmen Büro voranzutreiben.
Im Rahmen dieser Arbeit wurden die einleitend aufgeführten, insgesamt bereits 1.065 Akten fachgerecht entsorgt, was beeindruckenden 25 % des ursprünglichen Bestands von 4.248 Akten entspricht.
Nebeneinander aufgestellt belaufen sich die 1.065 entsorgten breiten Leitz Ordner auf eine beachtliche Länge von über 85 Metern. Das ist mehr als die Länge eines halben Fußballfeldes! Das Gewicht entspricht ungefähr dem von drei Kleinwägen, in der Größe von zwei Smart ForTwos und einem VW Up.
Aktuell befinden sich, laut anfänglich erstellter Excel-Liste noch 3.183 Akten im Archiv.
Diese Tätigkeit markiert einen erheblichen Fortschritt, unseren physischen Archivbestand zu ordnen, vor allem aber zu reduzieren und dadurch wertvolle Lagerflächen freizumachen als auch durch effektive Digitalisierungsbemühungen zu unserem strategischen Ziel eines papierarmen Büros beizutragen. Denn bereits ab heute gilt der Ansatz: „Digital-First“.
Die Aufgaben wurden zuverlässig und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen ausgeführt.
»Als ich den Keller zum ersten Mal gesehen habe, dachte ich mir: „Oh mein Gott O____O“.
Aber das Ganze in kleine Teilaufgaben zerlegt, kombiniert mit einer strukturierten und gründlichen Arbeitsweise, komme ich dem Ziel Schritt für Schritt näher.«
